DSGVO/ Datenschutzkonform für Eventfotografie und Filmen + mein Musterhinweis zum Download
Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft mich ein Kunde beauftragt hat, Bilder von seinen Veranstaltungen zu machen. Entweder für Werkstätten, zieht sich zurück, Gruppencoachings, Bühnenereignisse mit Künstlern bzw Hauptredner, Unternehmenskonferenzen, jährlichen Hauptversammlungen, Cocktailpartys, Hochzeiten, oder ein Unternehmen zieht sich zurück, Sie nennen es; Ich tat es.
Ich werde nicht darauf eingehen, warum Sie jemanden haben sollten, der diese Ereignisse festhält, oder wie Sie sorgfältig den richtigen Fotografen für sich auswählen, der ein Botschafter Ihrer Marke sein oder sich auf unaufdringliche Weise in Ihre Familie einfügen wird.
Ich gehe direkt darauf ein, wie man es DSGVO-konform macht:
Wenn Sie die folgenden Grundsätze befolgen, respektieren Sie wahrscheinlich die Privatsphäre der Menschen und erfüllen die grundlegenden Anforderungen der DSGVO.
Wissen, was personenbezogene Daten sind.
Sammeln, speichern oder verwenden Sie personenbezogene Daten nur, wenn Ihre Gruppe dies für einen klaren, spezifischen Zweck benötigt.
Erheben, speichern und verwenden Sie nur die minimale Menge an Daten, die Sie für Ihren Zweck benötigen.
Bewahren Sie keine zusätzlichen Daten auf, wenn Sie nicht wissen, warum Sie sie benötigen. Sie sollten auch keine Daten aufbewahren, die nicht mehr für einen eindeutigen Zweck benötigt werden.
Stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, wie sie Sie kontaktieren können, wenn sie möchten, dass ihre Informationen aus Ihren Unterlagen entfernt werden.
Sagen Sie den Leuten, welche Daten Sie über sie haben, wenn sie danach fragen, und entfernen Sie sie, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Daten sicher speichern.
Machen Sie deutlich, ob die Daten Ihrer Gruppe oder Ihnen persönlich gehören. Nur weil Sie Zugriff auf die Kontaktdaten der Gruppe haben, bedeutet das nicht, dass sie Ihre persönlichen Kontakte sind.
INFORMIEREN - BILDEN - INSPIRIEREN
Es geht darum, andere zu informieren, zu bilden und zu inspirieren, sich Ihnen bei jeder Suche anzuschließen.
Während einer Veranstaltung als Teilnehmer fotografiert zu werden, ist schon eine sehr heikle Angelegenheit. Erstens sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Menschen, die für Veranstaltungen viel bezahlen oder reisen, es möglicherweise nicht mögen, auf Bildern zu erscheinen, auf die sie keine Kontrolle haben.
Fotografien, auf denen Personen identifiziert werden können, sind eine Form personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten werden durch Datenschutzgesetze geschützt, was bedeutet, wie Sie oder Ihre Organisationen mit den Daten von Personen umgehen sollten, um deren Privatsphäre zu respektieren.
INFORMIEREN
Der erste und vielleicht wichtigste Schritt besteht darin, dass Sie die Personen, die Sie fotografieren, rechtzeitig informieren. Sie sollten auch verstehen, wie die Bilder verwendet werden. Menschen mögen ihre Gründe haben, warum sie nicht wollen, dass sie oder ihre Kinder fotografiert werden. Dies ist unbedingt zu respektieren.
ERZIEHEN
Warum brauchen Sie die Bilder und wie werden Sie sie verwenden? Ein verwirrter Verstand wird immer nein sagen. Wenn Sie die Leute darüber informieren, WARUM Sie diese Bilder aufnehmen, können sie verstehen, warum sie Teil Ihres Fotoshootings sein sollten. Typischerweise wäre es, Ihre Ziele zu erreichen, Aufmerksamkeit für zukünftige Veranstaltungen zu erregen, das Konzept unserer Veranstaltung zu erklären, andere zum Mitmachen zu inspirieren usw.
INSPIRIEREN
Seien Sie transparent und zeigen Sie Ihre Professionalität. Erwähnen Sie in Ihrer Ankündigung, wie Sie die Bilder sicher speichern und wann sie gelöscht werden. Sie können Ihren Teilnehmern auch versichern, dass Sie diese Bilder nicht an Dritte weitergeben werden. Erklären Sie, warum es Ihrer Marke hilft, und geben Sie einen Namen und ihre Kontaktdaten an, und laden Sie die Teilnehmer ein, sich dort zu erkundigen, falls sie nicht auf den während Ihrer Veranstaltung aufgenommenen Bildern sein möchten, oder bitten Sie, ihre Bilder zu einem späteren Zeitpunkt zu löschen.
Was ist mit Kindern?
Bei einmaligen Anlässen sollte sich der Fotograf vor dem Fotografieren von Kindern mit einer erwachsenen Begleitperson absprechen. Wenn der gesetzliche Vormund eines Kindes abwesend ist, fotografieren Sie sein Kind nicht.
Wenn Sie regelmäßig Aktivitäten für Kinder durchführen, ist es eine gute Idee, eine schriftliche Einwilligung mit einem einfachen Einwilligungsformular einzuholen. Eltern und Erziehungsberechtigte können hierin unterschreiben, dass sie damit einverstanden sind, dass ihr Kind fotografiert oder gefilmt wird und dass die Bilder in einer bestimmten Weise verwendet werden. Dieses Einwilligungsformular sollte den Namen Ihrer Organisation enthalten, warum Sie Bilder aufnehmen, wofür sie verwendet werden, wie lange sie aufbewahrt werden und wie Sie Sie kontaktieren können, um zu verlangen, dass sie gelöscht werden. Wenn Sie die Bilder an Dritte weitergeben, sollten Sie dies auch deutlich machen, einschließlich einzelner Mitglieder Ihrer Organisation.
Urheberrecht ©
Gemäß den Urheberrechtsbestimmungen dürfen Fotos, Filme und andere Medien nur mit Genehmigung der Person verwendet werden, die sie erstellt hat. Wenn also jemand auf Ihrer Veranstaltung Fotos macht, hat er das Urheberrecht an den Bildern. Dies gilt auch, wenn die Person freiwillig die Fotos im Namen Ihrer Gruppe macht. Die Bilder dürfen nur mit deren Erlaubnis verwendet werden.
Wenn der Fotograf ein offizieller Mitarbeiter Ihrer Organisation ist und die Fotos im Rahmen ihrer Arbeit aufgenommen wurden, besitzt die Organisation das Urheberrecht, sofern nicht anders vereinbart.
Wenn Sie einen externen Fotografen beauftragen, stellen Sie sicher, dass der Urheberrechtsinhaber und die Bedingungen in Ihrer Vereinbarung klar angegeben sind. Wenn Sie nicht nur die Vervielfältigungsrechte, sondern auch die Urheberrechte einbeziehen möchten, verlangt der Fotograf möglicherweise eine höhere Gebühr von Ihnen.
Klicken Sie unten, um meine GDPR-konforme Mustermitteilung zum Fotografieren/Filmen herunterzuladen. Füllen Sie es einfach mit Ihren (Firmen-)Daten aus und teilen Sie es mit Ihren Teilnehmern.
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